Comunicações do Conselho parte 2

Comunicação efetiva para Conselhos

Conforme mostrei na parte I desta série de artigos, os executivos CxO, o Conselho e os membros do Conselho Consultivo devem se tornar ótimos comunicadores. Devem inscrever-se em cursos de extensão nas melhores universidades e/ou obter a melhor formação possível de especialistas em comunicação. Eles devem fazê-lo em um nível pessoal, assim como fazem com outras formas de educação formal.

Também acredito firmemente que Conselhos devem fornecer treinamento especializado a seus membros, pois isso otimizará a eficácia e a potência do trabalho que realizam.

Agora, vamos ver três dimensões diferentes e partes cruciais de qualquer função de membro de Conselho:

Comunicação Intra-Conselho 

Conselhos e Comitês devem ter diretrizes de comunicação claras para seus membros. Os conselheiros que forem bem treinados em comunicação eficaz, trabalhando em estruturas estratégicas e de comunicação estabelecidas e claras, serão muito mais produtivos.

Embora a maioria dos conselhos tenha membros representando interesses diferentes - e ocasionalmente divergentes -, muitas discussões infrutíferas ou desnecessariamente longas podem ser minimizadas se os processos internos forem bem estabelecidos e devidamente comunicados.

Ter regras claras e conhecidas por todos os membros é tão importante quanto fluxos de informações claros e bem compreendidos, estruturas de reporte, organogramas e diretrizes estratégicas.

Os membros dos Conselhos e dos Comitês devem entender essas regras e procedimentos para maximizar sua eficácia, ao mesmo tempo em que permitem o melhor ambiente possível no qual possam gerar o mais positivo impacto.

Os princípios básicos de comunicação descritos na parte I desta série de artigos devem ser totalmente aplicados para maximizar sua capacidade de se comunicar com seus colegas membros do conselho. 

Comunicando-se com a organização

Ter um órgão não-executivo harmonioso e produtivo é um pilar importante, mas interagir bem com o resto da organização é obviamente crucial para o sucesso.

Os Conselhos e Comitês precisam de um fluxo de informações operacionais atualizadas, confiáveis ​​e claras, nas quais possam basear seu trabalho. Supondo que os processos, ferramentas e estruturas corretos estejam em vigor, as melhores práticas de comunicação eficazes são necessárias para garantir que o restante da empresa saiba claramente quais informações são necessárias, em qual formato e quando. Formatos padronizados e um fluxo direto de comunicação devem ser bem compreendidos por todos os integrantes e por suas interfaces. Além disso, uma linguagem clara e concisa que defina com precisão os atributos das informações solicitadas aumentará a produtividade e a confiança entre as diversas partes.

O mesmo vale para o fluxo externo de informações, do Conselho de volta à equipe executiva. Orientações de alto impacto requerem comunicações claras, concisas e diretas. Relatórios padronizados que eliminam verborragia desnecessária, mantendo os principais detalhes, são uma melhor prática que deve ser exercida.

Mais uma vez, ser um excelente comunicador aumentará a capacidade do membro do conselho de ter um impacto positivo na empresa, ao mesmo tempo em que reduz possíveis más-interpretações e conflitos desnecessários.

Como afirmei antes, o conteúdo e a forma são sempre importantes e julgar o equilíbrio certo entre eles para qualquer comunicação é uma combinação de arte e ciência, algo que os ótimos comunicadores tendem a fazer melhor.

Comunicando-se externamente

Mais e mais conselheiros e advisors estão tendo que se adaptar a funções novas e ampliadas que incluem a comunicação direta com diversos stakeholders da empresa. Isso não é apenas como porta-voz da organização, mas também para trazer novos entendimentos para a empresa sobre tópicos relativamente novos, mas cada vez mais importantes, como Diversidade e ESG.

Os membros do conselho devem se tornar porta-vozes bastante abrangentes da empresa e ajudar a espalhar as mensagens corporativas para um contingente cada vez maior de stakeholders. Este artigo – escrito por meu ex-colega e mestre em comunicações para Conselhos, Vivian Lines – traz alguns ótimos conselhos e ideias.

Mais uma vez, uma capacidade superior de comunicação produzirá os melhores resultados para os Conselhos, evitando perigos potenciais de declarações mal interpretadas, mensagens mal pensadas ou formatos não-ideais.

Apresentar a si mesmo e a empresa que você representa de forma estruturada e envolvente, alinhada com as mensagens da corporação, é vital em uma era de fluxos de comunicação complexos que são frequentemente turbulentos, com informações e interpretações errôneas por grupos de novos stakeholders que não são bem versados ​​em linguagem de negócios.

Como em tantas coisas na vida, tudo se resume a treinar e desenvolver suas habilidades como pessoa. A comunicação deve ser vista como qualquer outra disciplina de negócios e isso significa tratá-la como uma habilidade técnica que deve ser adequadamente aprendida e treinada para ser o mais eficaz possível. Saber se comunicar bem é tão importante quanto as informações que precisam ser transmitidas.